江苏城乡建设职业学院会计档案管理办法

第一章 总则

第一条  为规范和加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》》以及《江苏城乡建设职业学院档案管理办法》等有关文件规定，结合我校财务工作和会计档案工作的实际情况，特制定本办法。

第二条  本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条  会计档案由学校财务处和综合档案室共同管理。财务处负责会计档案移交前的收集、整理、立卷、归档、利用和保管等工作。综合档案室负责会计档案移交后的保管、利用和鉴定销毁等工作。

第二章  会计档案的归档内容

第四条  下列会计资料应当进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括部门决算报表、附表、文字说明及其他财务会计报告；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第五条  同时满足下列条件的,学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

（一）形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

（四）采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

（五）建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第六条  满足本办法第五条规定条件,学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第三章  会计档案的立卷和归档

第七条  学校财务处设立本部门档案室，并指定专人管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。财务处档案管理员负责保管未移送学校综合档案室前的会计档案，并按要求编制会计档案保管清册。

第八条  已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未归档的会计档案，需要拆封重新整理，必须说明原因和需要重新整理的内容，经财务负责人批准后，在会计档案管理人员的监督下重新整理，同时做好相关记录。

（一）会计凭证的整理归档：记账凭证形成后应及时整理装订，折叠整齐，做到装订整齐、完整、牢固，按适当的厚度装订成一本(厚度一般不宜超过2cm)，规范填写会计凭证封面，会计凭证归入凭证盒后应及时移送档案管理员，移送时长一般不得超过3个月，档案管理员负责清点、整理、入柜。

（二）会计账簿的整理归档：会计账簿一本为一卷，每卷加装“会计账簿封面”，在办理完年度结账后3个月内，移交档案管理员归档。案卷排列顺序依次为总账、现金日记账、银行存款日记账、明细账等，按年度统一编写档号、填写会计账簿封面、装盒入柜。

（三）财务会计报告的整理归档：每份财务会计报告均应装订成册，一册为一卷，会计报告编制完成并报送审核后3个月内，移交档案管理员归档。不同保管期限的报告分别装入不同的档案盒内，严禁混装。分别编号、编写会计档案文件目录，装盒入柜。

（四）其他会计资料的整理归档：区分保管期限，根据事由和时间顺序，将有关会计资料以件为单位进行分类装订成册、一册为一卷，编号并填写备查表，尽快移交档案管理员归档，装盒入柜。

第四章  会计档案的保管

第九条  会计档案归档后，财务处档案管理员及时按年度编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务处临时保管2年，期满后移交学校综合档案室统一保管。

第十条  会计档案的保管期限规定如下：

（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年，从会计年度终了后的第一天算起；

（二）电子会计档案与纸质会计档案的保管期限一致；

（三）各类会计档案的保管期限按本办法附表一所列执行。

第十一条  本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。学校会计档案的具体名称如有同本办法附表一所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第五章  会计档案的移交

第十二条  财务处在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、保管期限等内容，随同会计档案一并移交学校综合档案室。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其原数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

第十三条  学校综合档案室接收时应认真逐项核对，并检查档案质量，在双方部门负责人监督下，经双方确认无误后，在《会计档案移交清册》上签字、盖章，双方各保留一份。

第六章  会计档案的使用

第十四条  会计档案是记录和反映单位经济业务发生情况的重要资料和证据，应当严格会计档案管理，在进行档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改、损坏和丢失。    

第十五条  会计档案的查阅：

（一）学校综合档案室指定专人负责提供会计档案查阅；

（二）查阅会计档案原则上须财务处安排财务人员陪同；

（三）查阅会计档案者须具备相关证明，经财务处处长批准并办理登记手续后查询档案：

1. 校内教职工查阅会计档案，需持《江苏城乡建设职业学院会计档案利用申请表》（附表二）及个人有效身份证件；

2. 校外有关单位出于审计、取证等需要查阅会计档案，须出示单位介绍信及查阅人有效身份证件；

（四）会计档案查阅人在进行会计档案查阅、复制时需小心谨慎，严禁篡改和损坏会计档案。查阅人在查阅、复制完毕后应及时将会计档案归放原位。

第十六条  会计档案的借阅：

（一）会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应在财务处人员带领下办理借出和归还手续；

（二）会计档案的借阅须填写《江苏城乡建设职业学院会计档案利用申请表》（附表二）；

（三）尚未移交学校综合档案室的会计档案，经财务处处长批准后，方可办理登记借阅手续；

（四）已移交学校综合档案室的会计档案，经财务处处长和综合档案室负责人批准后，方可办理登记借阅手续；

（五）会计档案借出时，借阅人和档案管理人员需做好交接及登记工作；

（六）会计档案借阅人应当妥善保管会计档案，确保会计档案的安全、完整，并在规定时间内归还。

第十七条  严禁在进行会计档案查阅、复制和借出过程中，涂改、拆装、抽换会计档案。

第七章  会计档案的销毁

第十八条  学校综合档案室应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第十九条  会计档案鉴定工作应当由学校综合档案室牵头,组织学校财务、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第二十条  经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

（一）综合档案室编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）校长、综合档案室负责人、财务处处长、综合档案室管理员、财务处档案管理员在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）综合档案室负责组织会计档案销毁工作,并与财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由学校档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第二十一条  保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第八章  附则

第二十二条  学校后勤、工会等财务独立核算部门，其会计档案的整理、立卷、归档、移交等管理应按此办法执行。

第二十三条  违反本办法规定的单位和个人，由相关部门依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第二十四条  预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十五条  本办法由财务处负责解释。

第二十六条  本办法自发布之日起执行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附表一

会计档案保管期限表

 

附表二

江苏城乡建设职业学院会计档案利用申请表

利用类别	□查阅           □借阅
申请人		部门		是否复印 或拍照	□是
					□否
申请事由
申请内容	(此项内容可另附表列示)
利用人 承诺	本人对所利用会计档案的安全和完整负责。   签字：                                      年    月    日
部门负责人 意见	签字： 年    月    日
财务处负责人 意见	签字：                                      年    月    日
档案室负责人 意见	签字：       年    月    日
备注

注：1.此表由档案管理员登记完毕后存档。

2.会计档案查阅：校内人员查阅档案，需持个人有效身份证件和申请表，经财务处处长签字同意后方可登记查阅；校外人员查阅档案，需持单位介绍信和申请表，经财务处处长签字同意后方可登记查阅。

3.会计档案借阅：应在财务处人员带领下办理借出和归还手续。移交前经财务处处长批准后登记借阅；移交后经财务处处长和综合档案室负责人批准后办理登记借阅。

 

 江苏城乡建设职业学院会计档案管理办法(苏城建院财〔2019〕3号).docx